Через «физику» к «экономике»!
УГМК обновляет справочник материалов корпоративной информационной системы для оптимизации процессов управления закупками и запасами. Новый справочник позволяет идентифицировать и описывать даже самые сложные материалы через их физические характеристики и структурированные наименования.
Справочник материалов представляет собой небольшой для пользователя, но фундаментальный для корпоративной информационной системы комплекс данных обо всех материалах, услугах, сырье, оборудовании, товарах, полуфабрикатах, готовой продукции и обо всем материальном, чем пользуются организации УГМК в своей деятельности. Все, что производится, продается и применяется в УГМК, находит свое отражение в этом справочнике.
В работе со справочником материалов, который доступен большому числу пользователей, всегда нужен компромисс между «быстро» и «качественно». Этот компромисс невозможно найти без единой проработанной системы классификации, которая позволяет привести различные описания одних и тех же материалов к единому логичному языку и характеристикам. Именно такой язык и классификацию разработали специалисты службы технического и финансового директора ОАО «УГМК» при участии целого ряда служб компании.
По мнению главного специалиста службы финансового директора ОАО «УГМК» Любови Пестеревой, проект был сложным, но интересным. «Для меня опыт работы в направлении классификации материалов был в таких масштабах новым, но именно это позволило отнестись к порученному проекту с максимальной ответственностью. По итогам проведенной работы могу отметить, что работу по обновлению классификации материалов для нужд УГМК необходимо вести ежедневно, а корпоративный справочник материалов способен урегулировать интересы многих служб, работающих по различным направлениям по целому ряду вопросов,» - говорит Любовь.
Справочник материалов УГМК существует также давно, как давно в компании применяются информационные системы. Его ведение начиналось более 20 лет назад с простого ввода названий необходимых материалов с применением подхода к регистрации записей «так, как написано в счете-фактуре». Такой справочник представляет собой простой список, а не инструмент структурирования и анализа информации. Логичным эволюционным этапом развития этого важного компонента корпоративной информационной системы УГМК стало упорядочивание наименований, единиц измерений и подхода к описанию записей справочника. Сама по себе эта работа занимает гораздо меньше времени, чем процесс внедрения ее результатов. В любой системе процесс восприятия информации занимает больше времени, чем непосредственно подготовка и отправка информационного сообщения. Любая усвоенная информация тут же начинает устаревать, уступая место новому и ранее неизвестному.
За время работы организации УГМК стали применять около 400 тысяч записей материалов, которые должны быть ясно и четко описаны. Эта работа очень похожа на работу по созданию словаря. Своеобразным «словарем» как раз и является справочник материалов. Для того, чтобы получить представление о том, как выполняется эта работа, рекомендуем посмотреть фильм «Игры разумов» (оригинальной название «The Professor ad The Madma»), в котором роль создателя Оксфордского словаря английского языка сыграл Мел Гибсон. Достаточно сказать, что работа над созданием этого словаря была задумана в 1857 году, а полное издание словаря впервые было завершено в 1928 году.
«Выполняя работы по классификации сотен тысяч материалов в огромном количестве групп, мы разобрались во многих практических аспектах работы предприятий УГМК и помогли упорядочит большое количество информации. Так работа в сфере информационных технологий помогла предприятиям УГМК в решении их текущих производственных задач и задач материально-технического обеспечения,» - отмечает еще один активный участник проекта Наталья Горохова, которая работает ведущим инженером-программистом управления развития SAP-систем ОАО «УГМК».
По мере выполнения задач объединения данных организаций УГМК, развития функций логистики, закупок и продаж, сбора управленческой отчетности и анализа эффективности работы корпоративной информационной системы УГМК, огромную важную приобрели три задачи:
Сокращение трудоемкости создания новых записей в справочнике материалов
Обеспечение такого описания записей справочника, чтобы их невозможно было дублировать
Обеспечение быстрого поиска и сопоставления разных, на первый взгляд, записей материалов
Решить эти задачи удалось путем реализации нового подхода к системе классификации материалов, в которой есть адаптированные для условий УГМК правила автоматического формирования названий материалов, система классификации для управленческой группировки и правила классификации материалов по их физическим характеристикам, подобранным для каждого класса.
Обновленная система классификации на протяжении последних 10 месяцев последовательно внедряется в рамках проекта по нормализации справочника материалов КИС УГМК и она позволит активно работать как с ранее созданными, так и с новыми записями материалов.
Работы по классификации и указанию значений физических признаков каждого материала в справочнике еще ведутся, но хорошую информационную систему, как и основательный дом нельзя завершить, а можно только совершенствовать. К выполняемым работам будут активно привлекаться пользователи корпоративной информационной системы, которые всегда точнее любого эксперта из своей же практики работы знают, какими реальными характеристиками обладает используемый ими материал.
После завершения всей скрупулезной работы по классификации материалов, установке всех физических характеристик и описанию наименований организации УГМК смогут значительно повысить качество своей работы в сфере закупок и запасов, находить аналоги материалов по характеристикам на своих складах и складах организаций УГМК и максимально точно формулировать свои пожелания поставщикам о том, что необходимо поставить.
Следующим этапом развития справочника будет автоматизация создания записей в нем и подключение элементов «искусственного интеллекта» для оптимизации запасов. К моменту, когда это удастся сделать, физические характеристики материалов помогут получить реальный экономический эффект. И да, это будет значительно быстрее, чем подготовка к печати Оксфордского словаря английского языка.