Уразливі місця бухгалтерського обліку для більшості компаній
Керівникам першої ланки і власникам компанії, для успішного досягнення цілей та прийняття економічно доцільних рішень, необхідно керуватися бухгалтерською звітністю, яка фіксує і демонструє актуальне фінансове становище і результати діяльності фірми. Документальний фінансовий облік підприємства повинен бути заснований на п'яти «китах»: достовірність, своєчасність, безперервність, структурованість і законність.
Організацією бухгалтерського обліку бізнес-суб'єктів повинні займатися керівники. Однак недостатність знань у керівництва більшості компанії про ведення і зберігання фінансової документації та невміння забезпечити контроль бухгалтерського відділу, нерідко призводить до серйозних проблем:
- непереборні розбіжності з контрагентами;
- підвищена увага з боку податкових органів;
- шахрайство з розрахунковими рахунками і касою;
- невірне відображення даних у податковій звітності;
- санкції або кримінальне переслідування керівника з фінансових мотивів.
Всього цього можна уникнути, якщо знати слабкі місця бухгалтерського обліку і спробувати попередити порушення.
Де шукати слабкі місця в бухобліку?
Помилки та порушення, що мають намір або випадкові, можуть зустрічатися на будь-якому з етапів бухобліку - на стадії збору, реєстрації, аналізу фінансових даних і інших майнових зобов'язань компанії. При цьому можна виділити основні вразливі сегменти бухгалтерського обліку, де можна знайти проблеми у більшості компаній.
Первинна документація
Всю господарську діяльність компанії можна відстежити за первинними документами, в яких відображаються основні рухи доходів і витрат. Первинна документація безпосередньо впливає на підсумкову зведення фінансових показників фірми і на формування податкової бази при розрахунку обов'язкових платежів до бюджету. Неправильно складені, задокументовані первинні документи можуть спотворити реальні показники в бухгалтерському та податків обліку. При зборі і оформленні первинних документів часто зустрічаються такі помилки:
- Несвоєчасне надання ПД - первинні документи повинні бути оформлені і надані в момент здійснення операції, а при неможливості надання, такі документи повинні бути передані на наступний день.
- Чи не затверджені форми ПД наказом першого керівника - зразки первинних документів після затвердження керівництвом повинні бути занесені в обліковуполітику організації.
- ПД не містять підпису, а також відомості про повноваження, посади підписанта, датою здійснення господарської операції - при складанні первинного документа представником контрагента, необхідна довіреність на ім'я підписанта. При цьому наявність «мокрого» відбитка печатки на ПД не є обов'язковим.
Крім зазначених порушень, в первинної документації можуть міститися внутрішні помилки, наприклад відсутність транспортних накладних, касових чеків ит.п.
Каса
Робота з готівкою завжди пов'язана з певними ризиками. Основна загроза - некоректне відображення в касовій книзі сум, що знаходяться в даний момент в касі підприємства. Якщо приходование готівкових коштів ведеться з порушенням, то виявлені при перевірці надлишки можуть бути вилучені і передані в дохід держави. Крім цього відповідальна особа і керівник компанії залучаються до адміністративної і податкової відповідальності.
Неправильні проводки
Основна вимога до ведення обліку господарських операцій, зобов'язань і майна компанії - подвійний запис у взаємозалежних рахунках бухгалтерського обліку. Часто при здійсненні проводок зустрічаються такі помилки:
- використовуються рахунки, які не передбачені новим планом рахунків бухгалтерського балансу;
- не використовуються необхідні рахунки, передбачені Планом рахунків проводок;
- віднесення операції на невірні рахунки.
Для прикладу: бухгалтер ігнорує рахунок 62 «Розрахунки з покупцями і замовниками» з метою «економії» проводок і часу. Операція про надходження грошових коштів від реалізації товарів відноситься бухгалтером на дебетові рахунки 50, 51 безпосередньо в кредитну частина рахунку 90-1. Однак це в корені невірно - в такій проводці поза обліком авансові платежі, передоплата товару або послуг. До того ж така пряма проведення не передбачено інструкцією до використання Плану рахунків бухгалтерського обліку. Дана операція повинна проводитися за наступним алгоритмом:
→ Дебет 50, 51 → Кредит 62 - надходження грошових коштів від покупця.
→ Кредит 62 → Дебет 91-1 - реалізація товару.
Неправильні проводки тягнуть спотворення даних в аналітичному, синтетичному обліку. В результаті подібних порушень відомості в бу