Фірмовий бланк здаються дрібницею, поки не потрібно швидко оформити лист, рахунок або договір. Коли реквізити і логотип вже стоять на своєму місці, документ виглядає зібрано і не викликає зайвих питань у клієнта.
Бланк допомагає в побуті компанії. Він спрощує листування, прискорює узгодження, знижує ризик помилок в контактах. І він впливає на враження. Одержувач бачить, що перед ним не випадкова роздруківка, а нормальний робочий документ. Тому замовлення бланків часто з'являється відразу після того, як бізнес виростає з формату \"напишемо як вийде\".
Де бланки затребувані
Бланки використовують для вихідних листів, комерційних пропозицій, рахунків, актів, додатків до договорів. Усередині компанії на них оформляють накази, службові записки, заяви. У логістиці та на складі часто потрібні форми для накладних і квитанцій. У Сервісі бланки допомагають фіксувати заявки клієнтів і результати робіт. Якщо у вас багато таких документів, замовлення типової партії швидко окупається часом.
Вимоги до бланку прості, але їх краще враховувати ще до замовлення. Текст повинен читатися з першого погляду. Поля повинні бути рівними, щоб нічого не виїжджало при друку на офісному принтері. Папір не повинна просвічувати і зажовувати в лотку. Фарба не повинна бруднити руки, якщо документ підписують на ходу.
Що узгодити до замовлення
Спочатку визначтеся з форматом. Для більшості завдань підходить А4. А5 беруть для коротких внутрішніх форм, коли важлива компактність. За папері найчастіше вибирають офсет 80 г/м2, він звичний, недорогий і спокійно приймає підпис. Якщо хочете щільніше або фактурніше, краще перед замовленням перевірити пробний лист на своєму принтері.
Далі потрібен макет і точні реквізити. Їх варто звірити за документами, не по пам'яті. Якщо у компанії кілька адрес або філій, іноді роблять окремі версії і це теж важливо обговорити до замовлення. І заздалегідь оцініть тиражу на місяць або квартал, щоб не запускати нове замовлення кожні пару тижнів.
Технічні нюанси друку бланків і як уникнути помилок
Нижче короткий список рішень, які часто використовують на виробництві.
1) друк бланків зазвичай роблять на офсеті, коли потрібен великий обсяг і рівне повторення кольору
2) виготовлення бланків цифровим способом підходить для термінового замовлення і невеликого тиражу
3) бланки на замовлення можна адаптувати під відділи, щоб у кожного були свої поля і підписи
4) бланки з логотипом краще друкувати без важкого фону, щоб текст не губився
5) нумерація спрощує облік заявок і допомагає швидко шукати документи
6) Самокопіювальні варіанти беруть, коли потрібно відразу видати копію клієнту
7) доставка
