Руководителям первого звена и владельцам компании, для успешного достижения целей и принятия экономически целесообразных решений, необходимо руководствоваться бухгалтерской отчётностью, которая фиксирует и демонстрирует актуальное финансовое положение и результаты деятельности фирмы. Документальный финансовый учёт предприятия должен быть основан на пяти «китах»: достоверность, своевременность, непрерывность, структурированность и законность.
Организацией бухгалтерского учёта бизнес-субъектов должны заниматься руководители. Однако недостаточность знаний у руководства большинства компании о ведении и хранении финансовой документации и неумение обеспечить контроль бухгалтерского отдела, нередко приводит к серьёзным проблемам:
- непреодолимые разногласия с контрагентами;
- повышенное внимание со стороны налоговых органов;
- мошенничество с расчётными счетами и кассой;
- неверное отражение данных в налоговой отчётности;
- санкции или уголовное преследование руководителя по финансовым мотивам.
Всего этого можно избежать, если знать слабые места бухгалтерского учёта и попытаться предупредить нарушения.
Где искать слабые места в бухучёте?
Ошибки и нарушения, намеренные или случайные, могут встречаться на любом из этапов бухучёта – на стадии сбора, регистрации, анализа финансовых данных и других имущественных обязательств компании. При этом можно выделить основные уязвимые сегменты бухгалтерского учёта, где можно найти проблемы у большинства компаний.
Первичная документация
Всю хозяйственную деятельность компании можно отследить по первичным документам, в которых отражаются основные движения доходов и расходов. Первичная документация напрямую влияет на итоговую сводку финансовых показателей фирмы и на формирование налоговой базы при расчёте обязательных платежей в бюджет. Неправильно составленные, задокументированные первичные документы могут исказить реальные показатели в бухгалтерском и налогов учёте. При сборе и оформлении первичных документов часто встречаются следующие ошибки:
- Несвоевременное предоставление ПД – первичные документы должны быть оформлены и предоставлены в момент совершения операции, а при невозможности предоставления, такие документы должны быть переданы на следующий день.
- Не утверждены формы ПД приказом первого руководителя – образцы первичных документов после утверждения руководством должны быть занесены в учётную политику организации.
- ПД не содержат подписи, а также сведения о полномочиях, должности подписанта, дате совершения хозяйственной операции – при составлении первичного документа представителем контрагента, необходима доверенность на имя подписанта. При этом наличие «мокрого» оттиска печати на ПД не является обязательным.
Помимо указанных нарушений, в первичной документации могут содержаться внутренние ошибки, например отсутствие транспортных накладных, кассовых чеков ит.п.
Касса
Работа с наличностью всегда сопряжена с определёнными рисками. Основная угроза – некорректное отражение в кассовой книге сумм, находящихся в данный момент в кассе компании. Если приходование наличных средств ведётся с нарушением, то выявленные при проверке излишки могут быть изъяты и переданы в доход государства. Помимо этого ответственное лицо и руководитель компании привлекаются к административной и налоговой ответственности.
Неправильные проводки
Основное требование к ведению учёта хозяйственных операций, обязательств и имущества компании – двойная запись во взаимосвязанных счетах бухгалтерского учёта. Часто при осуществлении проводок встречаются такие ошибки:
- используются счета, не предусмотренные новым планом счетов бухгалтерского баланса;
- не используются необходимые счета, предусмотренные Планом счетов проводок;
- отнесение операции на неверные счета.
Для примера: бухгалтер игнорирует счёт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с целью «экономии» проводок и времени. Операция о поступлении денежных средств от реализации товаров относится бухгалтером на дебетовые счета 50, 51 напрямую в кредитную часть счета 90-1. Однако это в корне неверно – в такой проводке не учтены авансовые платежи, предоплата товара или услуг. К тому же такая прямая проводка не предусмотрена инструкцией к использованию Плана счетов бухгалтерского учёта. Данная операция должна проводиться по следующему алгоритму:
→Дебет 50, 51 → Кредит 62 – поступление денежных средств от покупателя.
→ Кредит 62 → Дебет 91-1 – реализация товара.
Неправильные проводки влекут искажения данных в аналитическом, синтетическом учёте. В результате подобных нарушений сведения в бухучёте становятся недостоверными.
Учёт основных средств
При отсутствии чётко сформулированной и утверждённой учётной политики в организации трудно реально оценить стоимость компании. Нередко бухгалтерский учёт содержит такие недочеты, как:
- неверно указана первоначальная стоимость актива;
- отсутствует достоверная информация о затраченных средствах на содержание и обслуживание ОС;
- несвоевременно отражены хозяйственные операции по движению основных средств.
Также многие компании пренебрегают таким видом бухгалтерского контроля, как инвентаризация. Чтобы понять, какое в действительности истинное финансовое положение компании, сколько стоят активы с учётом инфляции, насколько морально и физически износились основные средства, необходимо периодически проводить инвентаризационный учёт основных средств с начислением амортизации.
Отсутствие автоматизации бухгалтерского учёта
Программное обеспечение не способно полностью заменить квалифицированного бухгалтера, но даёт возможность облегчить сбор, фиксацию и анализ финансовых данных компании. Без автоматизации бухгалтерского учёта, при выполнении рутинных задач, могут закрасться досадные ошибки, связанные с небрежностью заполнения финансовых документов, несоответствию их российскому законодательству, формальное отражение деятельности организации.
В заключение
Помимо указанных выше уязвимых мест бухгалтерского учёта, всё же основным слабым звеном является человек. Непонимание руководителем компании принципов бухгалтерского учёта, отсутствие должной квалификации бухгалтера, его загруженность способствуют неконтролируемому и недостоверному отражению финансовой информации. Человеческий фактор также становиться причиной возникновения и других угроз для бухгалтерского учёта и компании в целом. К таким рискам относятся мошеннические действия, воровство, взаимодействие с конкурентами, передача коммерческой информации внутреннего пользования и т.д.
